Charges locatives : que faire si le bailleur refuse les justificatifs en 2026

Tu reçois une régularisation de charges de 600 ou 1 200 €, tu demandes les justificatifs au bailleur, et il refuse ou te promet « bientôt » depuis 3 mois. C'est illégal : l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 te donne un droit absolu de consultation pendant 6 mois. Sans justificatifs, tu ne dois rien. Voici comment forcer la main et bloquer le paiement.

1. Le droit absolu de consultation (art. 23 loi 89)

Le bailleur DOIT mettre à ta disposition, pendant 6 mois à compter de l'envoi du décompte, l'ensemble des pièces justificatives. Ce droit est d'ordre public : aucune clause du bail ne peut y déroger.

• Factures des prestataires (ascenseur, ménage, eau, chauffage, gardiennage).
• Contrats d'entretien en vigueur sur la période.
• Décompte de copropriété détaillé voté en AG.
• Modalités de répartition des charges (tantièmes, millièmes).
• Relevés de consommation individualisés si compteurs.

2. Délai et modalités de consultation

Le bailleur doit te proposer une consultation au moins une fois par an, dans un lieu accessible (siège de l'agence, cabinet du syndic, parfois mairie pour HLM). Il peut être à plus de 50 km — il devra alors te fournir copie par courrier ou voie dématérialisée.

Tu peux demander la copie numérique des pièces (loi ELAN 2018, art. 23-1). Le bailleur ne peut pas la refuser. Frais : à sa charge sauf si les copies dépassent un volume « raisonnable ».

3. Le bailleur refuse ou tarde : la procédure de blocage

Si le bailleur ne répond pas dans les 15 jours, ou répond évasivement :

1. Envoie une LRAR de mise en demeure de communiquer les justificatifs sous 15 jours.
2. Bloque le paiement de la régularisation : tu n'es pas obligé de payer tant que les justificatifs ne sont pas fournis (TGI Paris, 12 sept. 2017).
3. Continue à payer la provision mensuelle normale (sinon, risque d'expulsion pour impayés).
4. Saisis la commission départementale de conciliation (gratuit, sous 2 mois).

4. Charges récupérables et non récupérables en 2026

Seules les charges listées au décret 87-713 du 26 août 1987 sont récupérables. Les principales :

• Eau froide, eau chaude collective, chauffage collectif.
• Entretien ascenseur (60 % du contrat seulement, hors réparations majeures).
• Entretien parties communes (ménage, ampoules, espaces verts hors gros travaux).
• Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM).
• Salaire du gardien (75 % si entretien + ordures, 40 % sinon).

NON récupérables : travaux d'amélioration, ravalement de façade, remplacement d'ascenseur, honoraires du syndic, assurance immeuble, taxe foncière.

5. Prescription : 3 ans pour réclamer ET pour contester

Le bailleur a 3 ans pour réclamer une régularisation (art. 7-1 loi 89). Au-delà : prescription acquise, tu ne dois rien. Toi aussi tu as 3 ans pour réclamer un trop-perçu si tu as payé trop de charges.

En pratique, 1 dossier sur 4 examiné chez Klaym contient des charges réclamées au-delà de la prescription : remboursement possible.

6. Le cas particulier du forfait de charges (meublé)

Pour les locations meublées signées depuis 2015, le bailleur peut prévoir un forfait de charges au lieu d'une régularisation annuelle (art. 25-10 loi 89). Dans ce cas :

• Le montant est fixé une fois pour toutes au bail (modulable à la renouvellement).
• Pas de régularisation possible — ni en plus, ni en moins.
• Le bailleur ne peut pas te réclamer un complément.
• Si le forfait est manifestement excessif (>30 % au-dessus des charges réelles), tu peux saisir le juge pour révision.